Вы когда-нибудь задумывались, как долго хранить финансовые документы? Или как долго следует хранить банковские выписки? В работе с документами сложно разобраться, что создаёт ненужный беспорядк, а что важно, поэтому мы создали это руководство по ведению финансового учета.
Эти советы помогут вам привести всё в порядок. Имейте в виду: если вам неудобно что-то выбрасывать, обязательно сохраните это!
Финансовые записи, которые необходимо хранить постоянно/вечно
Когда вы задаетесь вопросом, как долго хранить финансовый учет, есть документы, которые вам нужно будет хранить вечно «на всякий случай», если они понадобятся. Это важные документы, и существуют разные причины, по которым они могут вам понадобиться.
Хорошее ведение учета независимо от использования по-прежнему имеет первостепенное значение. Также важно сообщить своим близким, где вы храните эти документы, на случай, если вы станете недееспособным или умрете раньше них.
Важность ведения документарных записей
Сохранение личных документов особенно важно, поскольку они предоставляют доказательства происходящих конкретных событий или обмена собственностью. Они также содержат вашу личную информацию, поэтому важно хранить их в безопасном месте.
Большинство этих документов также дублируются в реестре или офисе регистрации актов, где расположено имущество или где произошло событие. Хранение этих записей имеет жизненно важное значение, особенно если при подаче были допущены ошибки или записи вообще не были поданы.
Документы, которые вам необходимо подать местному регистратору, также могут быть доступны в Интернете. Некоторые из них, например записи актов гражданского состояния, могут быть доступны только по личному запросу.
Свидетельства о рождении / документы об усыновлении
Такие вещи, как записи о рождении и документы об усыновлении, важно хранить вечно. Они могут потребоватсья для трудоустройства, поступления в школу, получения водительских прав, получения пособий, дополнительных страховок и т.д.
Свидетельства о смерти
Обычно требуется для закрытия, аннулирования и переноса учётных записей. Также необходимы для оформления полисов страхования жизни, пенсий, пособий в случае смерти и т.д. Это один из документов, который вам необходимо будет получить вскоре после смерти человека.
Свидетельства о браке
Свидетельства о браке обычно необходимы для уточнения статуса и/или имени для услуг социального обеспечения, изменения имени в водительских правах, ипотечных кредитов, страхования жизни, медицинского страхования и т.д.
Завещание
Если вам интересно, как долго следует хранить финансовые записи, завещание должно быть в самом верху вашего списка. Оно потребуется для обозначения имущества, прав и просьб умершего.
Ведение записей также помогает в тех случаях, когда могут быть ошибки в системе регистрации или даже в случае отсутствия регистрации вообще.
Учёт погашенных ипотечных кредитов на жильё, землю и другое имущество
Трастовые документы, простые векселя и уведомления об удовлетворении требований могут стать чрезвычайно важными документами. Особенно в случае технических ошибок со стороны офиса ипотечного кредитования, прокуратуры или регистратора во время передачи или продажи дома или собственности.
Свидетельство о разводе
Если вы переживаете развод, вам необходимо сохранить соответствующие документы. Такие вещи, как решение о разводе и всё, что связано с алиментами на ребенка или супруга, а также расчетные и финансовые документы, имеют важное значение.
Ведение финансового учета активных операций
Если у вас есть активные контракты, кредиты или другие активные финансовые обязательства/вклады, вам нужно знать, как долго хранить документы финансового учёт такого рода. Вам следует хранить эти записи бессрочно.
Примеры включают в себя:
- Страховые документы.
- Контракты.
- Взносы в пенсионный план.
- Отчеты об акционерном капитале/акциях.
- Брокерские заявления.
- Записи о благоустройстве дома.
- Налоговый учет по налогу на имущество.
- Текущее погашение долга.
- Записи по товарам, связанным с действующими гарантиями.
- Записи о товарах, срок возврата которых не истёк.
Это документы, которые следует хранить на случай, если они вам понадобятся в любой момент. Никогда не знаешь, когда через несколько лет могут возникнуть проблемы и вам могут понадобиться эти документы.
Были случаи, когда проблемы с недвижимостью обнаруживались лишь десятилетия спустя. Поэтому важно хранить эти документы бессрочно.
Какие документы хранить не менее 3 лет
Как долго следует хранить финансовые записи, которые не связаны с налогами и не должны храниться вечно? Есть некоторые документы, которые вы можете хранить в течение более короткого периода времени, но было бы уместно их сохранить.
Многие из этих документов следует хранить в течение трёх лет для подтверждения оплаты, урегулирования спора или обслуживания предшествующих претензий:
- Аннулированные страховые полисы.
- Записи о продажах ценных объектов, например, инвестиций и недвижимости.
- Оплаченные медицинские счета (из окончательной оплаты указанного лечения).
- Любая документация, необходимая вам для уплаты налога или для подтверждения вычетов в ваших налоговых декларациях.
Любые активные/открытые претензии по прежним правилам следует хранить в течение трёх лет с даты разрешения претензии.
Как долго следует хранить банковские выписки
Выписки из банковского счета подпадают под категорию финансовых документов, которые необходимо хранить не менее года. По сути, ваши банковские выписки отражают записи ваших финансовых транзакций, и следует их сохранять в течение года.
Эти типы документов обычно являются наиболее часто встречающимися документами, которые у вас могут быть. Их также важно иметь, если вам нужно оспорить транзакцию, доказать оплату или решить проблему.
Другие банковские документы, которые вам следует сохранить, включают:
- Отменённые чеки.
- Отчёты о зарплате.
- Записи об оплате счетов.
Примечание. Если какой-либо из этих документов необходим для налоговых вычетов, вам придётся хранить их дольше.
Электронные банковские записи
Многие компании теперь предлагают электронные отчеты о зарплате, услуги онлайн-оплаты счетов и онлайн-банкинг. Если вы используете эти службы и сохраняете документы с конфиденциальными данными, важно зашифровать устройство и/или сохраненные файлы.
Также важно использовать общие меры безопасности. Например, используйте устройство или компьютер с обновленной защитой от вредоносного ПО, часто меняйте пароль и воздерживайтесь от использования устройств, которым вы не доверяете.
Где хранить финансовые документы
Теперь, когда вы знаете, как долго хранить финансовые записи, возникает вопрос, как их хранить.
Есть несколько вариантов:
Сохраните цифровые записи
Самый безопасный способ – сканировать и зашифровать ваши записи, которые вы можете хранить локально на диске или с помощью зашифрованной облачной резервной копии.
Если вам нравится идея цифровых записей без самостоятельной настройки технологий, некоторые банки предлагают виртуальные сейфы. Они позволяют безопасно загружать документы, многие из которых бесплатны, если объём хранилища не превышает определенного размера.
Храните записи в сейфе
Если вам не нравятся цифровые копии, вы можете надёжно хранить бумажные копии в запертом сейфе. Убедитесь, что они огнестойкие и водонепроницаемые, или вы можете положить их в банковское хранилище.
Какие записи следует уничтожить
Когда дело доходит до того, какие конкретные записи следует уничтожить, вот список, который следует иметь в виду:
Предложения по кредитным картам по почте
Это делается для того, чтобы никто больше не подал заявку на получение кредита от вашего имени. Они не смогут так легко получить доступ к вашей информации.
Отмененные или аннулированные чеки
На этих чеках указан номер вашего счета и информация о маршруте. Важно уничтожить это, чтобы ваша информация была в безопасности.
Кредитные карты с истекшим сроком действия
На магнитной полосе до сих пор хранится закодированная информация. Поэтому следует избавиться от кредитных карт с истекшим сроком действия.
Старые квитанции о зарплате
Вы всегда можете запросить это у своего работодателя. Так что не надо их хранить, а лучше измельчить.
Имейте в виду, что если вы решите не вести финансовые или личные записи, рекомендуется уничтожить их, чтобы защитить себя от кражи личных данных.
Правильный учёт финансовый документов избавит вас от стресса
Правильное ведение финансового учета гарантирует, что вы осведомлены о своей общей финансовой картине. И что очень важно, когда вы знаете обо всех своих записях и о том, как долго хранить финансовые записи, вы можете защитить себя от похитителя личных данных.
Убедитесь, что, если вы когда-нибудь станете недееспособным, люди в вашей жизни, которым понадобятся эти документы, знают, где их найти. Важно убедиться, что тот, кому понадобится оплатить счета и найти документы такого типа, сможет легко получить к ним доступ.
Не забывайте: если вы не уверены, стоит ли вам что-то хранить, сохраните это. Лучше сохранить его и не нуждаться в нём, чем нуждаться в нём, но выбросить.
И помните, что ведение финансового учета – это лишь часть вашего финансового здоровья. Также прочитайте об инвестировании, вашем пенсионном плане и эффективном составлении бюджета.
