Работа на дому – как повысить личную производительность

За последние несколько лет почти каждый час моей профессиональной работы прошёл в удаленной форме. Поэтому я могу сказать, что знаю тонкости работы в среде, где нет коллег или руководства в пределах многих миль от меня.

Я понял следующее: удаленная работа имеет множество преимуществ с точки зрения гибкости, но невероятно легко отвлечься и попасть в рутину с низкой производительностью.

Итак, как мне заставить себя работать? Как получить максимальную отдачу от удаленной работы? Как избежать ловушек отвлечения внимания и низкой концентрации внимания?

Вот двенадцать стратегий, которыми я руководствуюсь, работая удаленно.

12 стратегий, которые помогут вам продуктивно работать

1. Место только для работы

   Раньше у меня дома был отдельный офис для работы. В этой комнате я находился строго в «рабочем режиме». Больше там делать было нечего, и я мог закрыть дверь и оказаться в своем собственном «рабочем мире».

   По мере того, как наша семья росла и динамика менялась, это расположение нужно было изменить, поэтому теперь у меня есть постоянный стол и несколько полок в многоцелевой комнате в подвале. В комнате нет экранов или чего-либо, что сильно отвлекает – это многоцелевая комната со столом, который используется для настольных игр и других вещей – так что это по-прежнему перемещает меня в образ мышления «рабочий мир».

   Простое наличие места в вашем доме, которое вы используете только для профессиональных целей, в конечном итоге, подталкивает вас к тому, чтобы переключить на это мышление, когда вы попадете в это место. Когда вы сидите на определенном стуле, за определенным столом или бюро, вы работаете; когда – нет, отдыхаете. Это жизненно важный умственный переключатель, который позволяет намного легче избегать отвлекающих факторов.

   Это разделение действительно важно не только для вашего мышления, но и для других людей в вашей жизни. Моя семья знает, что если я нахожусь на «рабочем месте», меня нельзя отвлекать, если это действительно не срочно.

   Если у вас есть такое место дома, отлично. Настройте его так, чтобы практически всё, что вам нужно для работы, было на расстоянии вытянутой руки, чтобы вам не приходилось покидать это место большую часть рабочего дня.

   Если у вас дома нет такого места, найдите его рядом с домом. Библиотеки – хорошее место, чтобы попробовать. Обычно они тихие, имеют надежный интернет и никто не отвлекает. Подготовьте «портативный офис» в рюкзаке, который вы можете легко взять с собой и который содержит все необходимые профессиональные материалы – ноутбуки, зарядные устройства, ибупрофен, закуски, бутылку с водой, ручки, ноутбуки и так далее.

   Ваша цель должна заключаться в том, чтобы не покидать свое «рабочее место» по незапланированным причинам после того, как вы устроились на нём.

2. Имейте «режим запуска» и «режим завершения работы»

   Моя «рутина запуска» обычно включает в себя отключение цифровых отвлекающих факторов. Я перевожу телефон в режим «не беспокоить», который ограничивает звонки и уведомления практически из всех источников. Я включаю на своём ноутбуке блокировку веб-сайтов. Я подключаю свои устройства. Запускаю свою программу редактирования текста и программу списка дел. Я надеваю наушники с фоновым звуком, который не отвлекает. Когда я все это сделаю, я погружаюсь в работу.

   У меня аналогичная последовательность выключения, когда я заканчиваю «рабочий день». Я заканчиваю тем, что полностью выключаю свой настольный компьютер (или пакую свой ноутбук) и снова включаю уведомления на телефоне.

   Опять же, это служит двум целям. Одна из них функциональная – это последовательность шагов, позволяющих свести к минимуму отвлекающие факторы и подготовить меня к написанию (или, в конце концов, к возобновлению взаимодействия с непрофессиональным миром). Другая – ментальная – это переключатель.

   Что я имею в виду под «переключателем»? Подобно тому, как наличие места, где можно просто «поработать», наличие набора шагов, которые нужно пройти, чтобы приступить к работе, укрепляет это «рабочее» мышление. Сам процесс прихода на своё рабочее место с последующим прохождением этих шагов – это пятиминутный процесс, который переводит меня из «домашнего» мышления в «рабочее».

   Этот «рабочий» образ мышления жизненно важен. Когда у меня такое мышление, я не беспокоюсь о том, что нужно что-то делать по дому, или о вещах, которые могут отвлечь меня дома. Я работаю. Я нахожусь в месте, посвященном работе, и я прошел через все шаги, чтобы мысленно перейти в «рабочий режим». Этот переход на удивление эффективен, и без него мне было бы сложно работать удаленно.

3. Контрольный список для «запуска» и «выключения»

   Постарайтесь определить пять-восемь маленьких шагов, которые вы делаете в начале каждого рабочего дня, и, возможно, три или пять шагов, которые вы делаете в конце каждого рабочего дня. Эти вещи не только полезны сами по себе, но они помогают переключать мышления.

   Есть ещё один трюк, который действительно помогает сформировать это мышление.

4. Выполните несколько «фоновых задач» в начале дня

   Одно из последних действий, которые я делаю до начала работы, – это прохожу по дому и запускаю кучу «фоновых задач».

   Я наполняю посудомоечную машину и запускаю режим. Я беру одежду из стиральной машины, кладу в сушилку и включаю сушилку. Засыпаю в стиральную машину партию грязной одежды. Я кладу в мультиварку кучу овощных обрезков для бульона. Я включу автоматический пылесос в комнате.

   Это всё, что я могу начать до того, как начну дневную профессиональную работу, и оно будет работать и двигаться вперед, пока я буду выполнять свою профессиональную работу. Когда я закончу, эти задачи тоже часто оказываются выполнены и ждут, пока я закончу.

   Ощущение, что домашние дела «идут своим ходом», пока я сосредоточен на работе, действительно помогает мне не отвлекаться и не думать обо всех делах по дому, которыми я мог или должен заниматься. Я знаю, что уже сделал несколько вещей и что последний шаг будет ждать меня через несколько часов, когда я остановлюсь на обед, плюс ощущение «домашнего прогресса, пока я работаю» помогает мне сосредоточиться на рабочих задачах.

   Попробуйте составить контрольный список из таких вещей, которые вы можете сделать, прежде чем приступить к работе.

   Вам не обязательно делать все из них каждый день, но если вы можете заставить некоторые из них работать, это действительно даёт ощущение того, что «дом работает вокруг меня, поэтому и я должен работать», что я считаю довольно мощным стимулом.

5. Составьте очень четкий список дел на каждый день

   Одно из последних дел, которые я делаю каждый день, – это заглядываю в свое расписание на завтра и составляю список дел на завтра. Обычно я хочу выполнить от трёх до шести профессиональных задач – например, написание черновика статьи, чтение чего-либо и создание заметок, редактирование статьи и так далее.

   В этом списке дел всё предельно ясно. «Прочти следующую главу книги X». «Набросай статью на следующий вторник». «Отредактируй пятничную статью». «Проведи часовой мозговой штурм с заметками». Вы уловили идею. Совершенно ясно, что каждое из этих дел должно быть либо завершено, либо моя часть сделана и управление передано кому-то другому.

   Ваша цель каждый день должна заключаться в том, чтобы просматривать этот список и выполнять всё, что указано в нём, если на вашем пути не встанет неподвижное препятствие. Когда вы отвлечетесь и не знаете, что делать, вернитесь к этому списку.

   Конечно, точный характер этого списка будет варьироваться от работы к работе. На некоторых вакансиях будет больше коротких задач. Некоторые работы будут во многом зависеть от сотрудничества, поэтому «завершение» часто зависит только от завершения следующей части текущей задачи. Цель состоит в том, чтобы четко понимать, что вам следует сделать.

   Для меня выполнение этого списка основных задач занимает около пяти часов или около того. Это даёт место для других вещей, таких как проверка электронной почты, а также для неожиданных проблем, таких как писательский тупик.

   Если вы составите слишком длинный список дел на день, вы не сможете его завершить, и он перестанет быть полезным инструментом.

   Если у вас возникли проблемы с сокращением дел, которые вам нужно сделать, до разумного списка, вам необходимо оценить приоритеты. Что из всего, что вам нужно сделать, является наиболее важным? Какой пункт из оставшихся наиболее важен? Если вы не можете самостоятельно провести это разграничение, поговорите об этом со своим начальником, чтобы приоритеты были для вас более ясными.

6. Время для дел в состоянии потока

   Постарайтесь выделить большой промежуток времени, чтобы сделать то, что можно было бы делать без перерыва, а затем используйте этот блок, чтобы перейти в состояние потока.

   Что касается меня, я считаю, что я наиболее продуктивен, если могу войти в «состояние потока», это означает, что я настолько занят выполняемой задачей, что теряю счет времени и легко игнорирую отвлекающие факторы. Чем быстрее я смогу войти в это состояние и чем дольше я смогу оставаться в нём, тем эффективнее станет моя работа и тем быстрее я смогу перейти к другим делам, профессиональным или другим.

   Большая часть моей процедуры «запуска» заключается в том, чтобы войти в это состояние потока. Обычно я начинаю свой день с большого отрезка непрерывного времени, чтобы я мог войти в «состояние потока» и быстро выполнить некоторые из наиболее напряженных частей моего списка дел.

7. Борьба с отвлекающими задачами

   Конечно, не все задачи такие. Не все задачи подходят для периодов концентрации внимания. Существуют задачи, такие как проверка и ответ на электронные письма, ответы в социальных сетях, а также другие короткие задачи, которые легко прерываются.

   Для меня – и для многих других, кто работает удаленно – такие задачи могут иметь значительное негативное влияние на производительность. Эти задачи не только позволяют потеряться в последовательности задач, но и часто отвлекают. Когда ты занимаешься мелкими задачами, которые можно легко прервать, ничто не мешает отвлечься на социальные сети, разговоры или даже домашние дела.

   Как можно продолжать решать эти маленькие задачи, работая удаленно? Лучшая стратегия, которую я нашел для себя, – установить повторяющийся таймер на каждые 45 минут или около того. Когда таймер срабатывает, я спрашиваю себя, чем я занимался последние 45 минут. Если я не могу назвать явно продуктивные вещи, я понимаю, что отвлекся, и это призыв вернуться к задаче.

   Это постоянное напоминание не даёт мне упасть слишком далеко в кроличью нору из-за несущественных задач и отвлечений.

8. Движение в течение дня

   Хотя хорошо оставаться сосредоточенным, также полезно время от времени делать перерывы и двигаться в течение дня. После утреннего «блока», когда я выполню многие из моих больших задач, я делаю 10-15-минутный перерыв каждый час, просто чтобы подвигаться.

   Движение действительно полезно для вашего здоровья, и это также (по крайней мере, для меня) укрепляет концентрацию внимания, чтобы я мог выполнять больше дел.

   Во время этих перерывов я часто немного потягиваюсь, пью воды, пользуюсь ванной и совершаю короткую, но оживленную прогулку по кварталу. Как только я заканчиваю, я обычно немного восстанавливаю свою концентрацию, так что могу сразу сконцентрироваться ещё на 30-45 минут работы.

   Более того, если вы регулярно двигаетесь в течение дня, вы не почувствуете усталости в конце дня, и это здорово, особенно если вы работаете удаленно. Если я закрываю свой ноутбук или выключаю компьютер в конце хорошего рабочего дня, но при этом у меня остается достаточно энергии для жизненных дел, я уже дома и готов к этому.

9. Больше ясности для выполняемых задач

   Если вы не понимаете на 100%, что от вас требуется, постарайтесь внести ясность, прежде чем приступить к решению задачи.

   Большинство вещей, которые я делаю по работе, довольно ясны. Я знаю, что мне делать. Я знаю, как это делать. Я довольно четко знаю, что это за шаги.

   Иногда не всё так однозначно. В обычной рабочей среде вы часто можете просто попросить совета, но когда вы работаете удаленно, это не всегда так просто. Если вы начинаете задачу и запутались, при удаленной работе вам придётся остановиться, задать вопрос и надеяться, что человек, которого вы спрашиваете, уделит вам внимание.

   Гораздо лучший подход, если вы работаете удаленно, – это начать с описания большой задачи, стоящей перед вами. Спросите себя о шагах, о любых точках, где что-то понадобится, и о любых требованиях, которые могут быть вам неясны. Получите эти материалы и задайте эти вопросы, прежде чем копаться дальше. Чем больше вы сможете идентифицировать сейчас, тем лучше.

   Для меня необходимость останавливаться на середине задачи, чтобы получить рекомендации или дополнительную информацию, когда я работаю удаленно, – это двойной удар. Мне не только нужно остановиться и искать информацию, я обычно на какое-то время переключаюсь в режим «легко отвлечения», пока у меня не появится что-то ещё, и вот удаленная работа переполнена отвлекающими факторами.

   Так что, немного обрисовав задачу заранее, я могу связаться с людьми ещё до того, как начну копаться в поисках разъяснений и других материалов. Таким образом, когда я действительно начну, меня остановят только совершенно непредвиденные вещи.

   На самом деле, я часто делаю это накануне вечером, когда составляю свой список дел на следующий день, как раз перед тем, как закончить работу за день. Я немного обдумываю каждую задачу в этом списке, и если я пойму, что мне нужны разъяснения, информация или что-то еще, я запрошу это. Таким образом, я часто буду иметь это, когда начну на следующий день.

10. Информируйте коллег, если не успеваете

    Если вы не успеваете уложиться в срок или становится очевидной какая-то другая проблема, сообщите об этом.

    Большой недостаток удаленной работы – это потеря общения с коллегами. На общем рабочем месте вы можете просто поговорить со своим соседом или начальником, иногда даже не вставая. Если вы работаете удаленно... возможностей не так много. Не только вам труднее знать, что происходит у других, но и им трудно понять, что происходит с вами.

    Это не имеет большого значения, когда всё идёт гладко, но когда вы начинаете сталкиваться с профессиональными препятствиями, недостаток коммуникационного потока может усугубиться.

    Лучшее, что вы можете сделать, – это сделать шаг вперёд. Когда вы знаете, что приближается проблема, например, о потенциально пропущенном дедлайне, поговорите с людьми раньше, чем позже.

    Заманчиво посмотреть, разрешится ли ситуация сама собой, или попробовать выполнить двойную задачу и добиться цели. Проблема в том, что, ожидая крайнего срока, вы почти всегда усугубляете проблему.

    В тот момент, когда вы почувствуете, что что-то идёт не так или вы пропускаете дедлайн, сообщите об этой ситуации. Дайте другим время ответить и придумайте хороший ответ, а не навязывайте идею, что просто не успеваете к сроку.

    Общайтесь, общайтесь и ещё раз общайтесь – даже если это страшно. Намного лучше обговорить всё заранее, чем когда уже слишком поздно.

11. Тщательно фиксируйте все дополнительные расходы

    Если вы работаете удаленно, вы, вероятно, понесёте в процессе некоторые расходы. Вам могут понадобиться канцелярские товары. Возможно, вам придётся заплатить за Интернет. Вам могут понадобиться инструменты исследования.

    Тщательно отслеживайте эти расходы. Вы можете получить компенсацию за них у работодателя. Это хорошая привычка для всех, кто работает удаленно, и она становится всё более важной. Просто введите это в привычку.

    Система, которую я использую, проста. У меня есть конверт, который я использую для хранения ежемесячных квитанций о любых расходах, связанных с моей работой. Я также веду постоянную таблицу для этих расходов. Всякий раз, когда я трачу деньги, в конверт отправляется квитанция, а в таблицу строка записи.

12. Найдите профессиональные социальные сети

    Одним из преимуществ работы в офисе является то, что вы окружены людьми из вашей области, с которыми вы можете обмениваться идеями, делиться опытом и формировать дух товарищества. Когда вы работаете удаленно, вы теряете большую часть этого, поэтому неплохо было бы найти где-нибудь что-то подобное.

    Хорошей идеей будет поискать местную профессиональную группу, имеющую отношение к вашей области, а иногда даже группу удаленных сотрудников в вашей области. Некоторое время я был членом местной группы удаленных сотрудников, и это было здорово, так как группа помогает проводить встречи онлайн и офлайн.

    Ещё один хороший вариант – проверить близлежащие коворкинги. Обычно за их использование требуется некоторая плата, но это может быть отличным способом взаимодействия с людьми, которые также работают удаленно. Я использовал место для совместной работы в моем районе и какое-то время я обедал с несколькими компетентными людьми (хотя, в конце концов, бизнес закрылся).

    Ещё один вариант – социальные сети. Благодаря группам в социальных сетях можно найти поддержку при проблемах и отличных компаньонов. Это не только помогает справиться с «социальным зудом», но также может помочь открыть некоторые профессиональные двери.

Удаленная работа – преимущества и проблемы

Люди часто представляют себе удаленную работу как идеальное сочетание личной и профессиональной жизни, но в ней есть множество проблем и преимуществ. Самыми большими проблемами являются сложности с концентрацией, самоорганизация, ограничения на общение и потеря духа товарищества, но приведенные выше решения могут иметь большое значение для решения этих проблем.

Используя эту тактику, вы сможете максимизировать положительные моменты и свести к минимуму отрицательные стороны удаленной работы, что сделает её мощным вариантом для вас!